Events in der Corona Phase flexibel planen!

Für das Event, für den Gast und für den Geldbeutel.

Flexible Planung von Events in der Corona Phase

Arbeiten auf Sicht ist die Devise für jeden gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Bereich bis ein Corona-Impfstoff auf dem Markt ist – das gilt insbesondere für Veranstaltungen. Die behördlichen Vorgaben passen sich dynamisch der Infektionssituation an: eine flexible Planung von Events ist jetzt wichtiger denn je.
Wie kann man in Corona-Zeiten Veranstaltungen flexibel und dennoch sicher planen? Und wie findet man flexible, handlungsfähige Partner? Nachfolgend ein paar Tipps:

• Entwicklung verschiedener Umsetzungsszenarien
Prüfen Sie Ihre Event-Ziele und -Zielgruppen auf räumliche und zeitliche Flexibilität. Spielen Sie mit allen internen Stakeholder verschiedene Varianten durch: Was ist das aktuell sinnvollste Eventformat (analog, hybrid, virtuell), der geeignetste Umsetzungsstandort und die beste Zeit? Holen Sie sich externe Beratung dazu, wenn zusätzliche Konzeptions- und Umsetzungskompetenz bereits für die Planung benötigt wird.

• Zusammenarbeit mit etablierten Event-Firmen
Viel Projekterfahrung und ein großes Netzwerk mit langjährigen Lieferanten tragen zu einer größeren Flexibilität bei. Zudem besitzen langjährige Unternehmen eine größere Management- und Krisenerfahrung als junge Firmen - sie denken und agieren auch in angespannten Situationen nachhaltig und stehen für langfristige Geschäftsziele.

• Fullservice-Dienstleister
Grundsätzlich hilft ein „Alles- aus-einer-Hand“-Konzept immer dank schlanker Projektprozesse Zeit und Kosten zu sparen. In Krisenzeit haben Fullservice-Anbieter zudem den Vorteil der autarken Umsetzung. Prüfen Sie daher: wie hoch sind Eigen- und Fremdleistungen beim Dienstleister. welche Aufgaben können intern abgedeckt werden – welche werden extern eingekauft? Je höher der Anteil an Eigenleistungen desto unabhängiger, handlungsfähiger und flexibler sind Dienstleister. Auch im Worst Case, beispielsweise durch attraktivere Storno-Bedingungen.

• Stornierungskonditionen
Informieren Sie sich über die aktuellsten Stornobedingungen in Event-relevanten Branchen – gerade die Reisebranche mit traditionell sehr verbindlichen Konditionen hat sich situativ angepasst und erlaubt dem Kunden nun deutlich höhere Flexibilität.

• Size matters
Größe der Partnerfirmen beachten: in vielen Eventunternehmen ist Kurzarbeit jetzt Realität. Die damit verbunden strengen, arbeitsrechtlichen Auflagen sind verbindlich und werden kontrolliert. Betriebe mit größerer Belegschaft können Projektplanung und -umsetzung auch während der Kurzarbeit gewährleisten, da sie Teams personell breit und flexibel aufstellen können